Kommt dir das bekannt vor?
Erinnerungen sollen uns helfen, Dinge rechtzeitig zu erledigen. Wenn sie jedoch ständig auftauchen und immer nur auf unerledigte Aufgaben hinweisen, können sie ihren Nutzen verlieren. Das Wegklicken wird zur Gewohnheit. Die Aufgabe bleibt liegen.
So kann eine Erinnerung Teil des Aufschiebens werden: Wir sehen die Aufgabe, verschieben die Entscheidung und hoffen, beim nächsten Hinweis besser darauf vorbereitet zu sein.
Eine Benachrichtigung macht eine Aufgabe noch nicht klar
Stell dir vor, auf deinem Smartphone erscheint: „Steuererklärung fällig.“
Du weißt jetzt, dass etwas erledigt werden muss. Aber womit fängst du an? Musst du Unterlagen zusammensuchen, einen Zugang anfordern oder einen Termin vereinbaren? Und hast du gerade überhaupt die Zeit dafür?
Eine Erinnerung beantwortet diese Fragen nicht. Sie kann Druck erzeugen, während der nächste Schritt weiterhin unklar bleibt.
Hier hilft die Methode Getting Things Done, kurz GTD, von David Allen. Sie beschreibt fünf Schritte: erfassen, klären, organisieren, regelmäßig überprüfen und handeln. Dabei werden aus gesammelten Aufgaben konkrete nächste Schritte, die an einem passenden Ort festgehalten werden.
Aus „Steuererklärung machen“ wird dann beispielsweise: „Die fehlenden Gehaltsabrechnungen herunterladen.“ Damit ist klar, was du als Nächstes tun kannst.
Die Inbox regelmäßig durcharbeiten
Eine Inbox ist zunächst ein Sammelplatz: für neue Aufgaben, Ideen, Anfragen und alles, worüber du noch entscheiden musst. Damit daraus eine verlässliche Arbeitsgrundlage wird, braucht sie regelmäßig deine Aufmerksamkeit.
„Abarbeiten“ bedeutet dabei nicht, sämtliche gesammelten Aufgaben sofort zu erledigen. Im Sinne von GTD bedeutet eine leere Inbox, dass du zu jedem Eintrag eine Entscheidung getroffen hast: Was ist das? Muss ich etwas tun? Was ist der nächste Schritt? Wird es direkt erledigt, delegiert oder für später organisiert?
Für deinen Alltag kannst du dir dafür feste Zeitfenster reservieren, beispielsweise morgens und am späten Nachmittag. Das ist ein möglicher Rhythmus, keine starre GTD-Vorgabe.
Entscheidend ist, dass du anschließend auch deine Aufgabenlisten ansiehst und passende nächste Schritte auswählst. Ergänzend hilft der wöchentliche Rückblick, Projekte und offene Verpflichtungen aktuell zu halten.
So weißt du, wann du dich wieder um neue Eingänge kümmerst. Dazwischen kannst du deine Aufmerksamkeit der Aufgabe widmen, an der du gerade arbeitest.
Benachrichtigungen gezielt einsetzen
Eine Erinnerung ist besonders hilfreich, wenn ihr Zeitpunkt einen konkreten Nutzen hat: vor einem Termin, rechtzeitig vor einer verbindlichen Frist oder dann, wenn eine bestimmte Handlung möglich wird.
Frage dich beim Einrichten deshalb:
- Muss ich zu diesem Zeitpunkt wirklich darauf aufmerksam werden?
- Weiß ich dann, was konkret zu tun ist?
- Lässt mir die Erinnerung genügend Zeit zum Handeln?
Wenn eine Aufgabe ohnehin bei deiner regelmäßigen Durchsicht auftaucht, brauchst du möglicherweise keinen zusätzlichen Hinweis. Und wenn etwas tatsächlich zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden muss, sollte die Erinnerung so gewählt sein, dass du noch reagieren kannst.
Deshalb kannst du TidyPepple entsprechend einstellen
In TidyPepple kannst du Benachrichtigungen gezielt einsetzen und deine Arbeitsweise auf die regelmäßige Bearbeitung deiner Inbox ausrichten. Du entscheidest, wo eine Erinnerung dich unterstützt.
Dahinter steht ein Gedanke, der gut zur GTD-Methode passt: Ein gepflegtes System schafft Vertrauen. Wenn Aufgaben erfasst, nächste Schritte geklärt und Listen regelmäßig überprüft werden, muss nicht jede offene Aufgabe ständig um Aufmerksamkeit bitten.
Prüfe bei deiner nächsten Inbox-Runde deshalb auch deine Erinnerungen: Welche hilft dir wirklich beim Handeln – und welche wischst du längst nur noch weg?
Getting Things Done® ist eine eingetragene Marke der David Allen Company. TidyPepple steht in keiner Verbindung zur David Allen Company.