Was ist Getting Things Done?
Getting Things Done, kurz GTD, ist eine Methode, um Aufgaben aus dem Kopf in ein verlässliches System zu bringen. David Allen hat sie 2001 in seinem gleichnamigen Buch beschrieben, und sie besteht aus fünf Schritten: Erfassen, Klären, Organisieren, Durchsehen und Erledigen.
Die Grundidee ist einfach: Dein Kopf ist ein guter Ort für Ideen, aber ein schlechter Speicher. Was du dir „merken musst“, meldet sich zur falschen Zeit – der Fahrradschlauch fällt dir unter der Dusche ein, die Steuer nachts um drei. Jede offene Schleife kostet Aufmerksamkeit. GTD schließt diese Schleifen nicht, indem du schneller arbeitest, sondern indem du jede Sache genau einmal zu Ende denkst und an einen Ort legst, dem du vertraust.
Statt die Theorie Kapitel für Kapitel durchzugehen, nehmen wir einen echten Stapel und schicken ihn durch alle fünf Schritte. Als Werkzeug dient TidyPepple, eine kostenlose GTD-App für Browser und Android. Die Methode funktioniert aber genauso mit Papier – die Entscheidungen sind dieselben.
Der Stapel: 15 Dinge, die im Kopf herumschwirren
So sieht ein ganz gewöhnlicher Montagmorgen aus, wenn man ehrlich mitschreibt. Nichts davon ist sortiert, manches ist eine Aufgabe, manches ein halber Gedanke:
- Versicherung zurückrufen
- Zahnarzt
- Umzug im November
- Steuern machen
- Geschenk Mama
- Angebot Maler?
- Präsentation Montag
- Fahrradschlauch
- Nebenkostenabrechnung stimmt nicht
- Teamausflug
- Winterreifen
- Italienisch lernen?
- Fotobuch vom Urlaub
- Kita-Formular unterschreiben
- Prospekt vom Küchenstudio
Typisch für einen vollen Kopf: Einträge wie „Zahnarzt“ oder „Steuern machen“ sind keine Aufgaben, sondern Überschriften. Niemand kann „Steuern machen“ einfach erledigen. Genau das ändert sich in den nächsten Schritten.
Schritt 1: Erfassen – alles raus aus dem Kopf
Beim Erfassen geht es nur um Vollständigkeit. Du schreibst alles auf, was dich beschäftigt, und entscheidest noch nichts: nicht, ob es wichtig ist, nicht, wann du es machst, nicht, ob es überhaupt eine Aufgabe ist. Wer beim Notieren schon sortiert, hört nach fünf Einträgen auf.
In TidyPepple öffnest du die Schnellerfassung mit dem Plus-Knopf oder am Rechner mit der Taste c. Eine Zeile, Enter, nächste Zeile – das Feld bleibt offen, bis du fertig bist. Alles, was du ohne Kontext und ohne Datum erfasst, landet in der Inbox. Das ist Absicht: Die Inbox ist der Eingangskorb, in dem Ungeklärtes wartet, bis du Zeit zum Klären hast.
Nach ein paar Minuten ist der Kopf spürbar leerer. Das allein ist schon ein Gewinn: Du musst dir nichts mehr merken, weil alles an einem Ort steht.
Schritt 2: Klären – was genau ist das?
Jetzt nimmst du dir jeden Eintrag einzeln vor, von oben nach unten, und beantwortest dieselben Fragen. Nicht überspringen, nichts zurück in die Inbox legen – jede Sache bekommt jetzt eine Entscheidung.
- Muss ich etwas tun? Wenn nein: wegwerfen, als Information ablegen oder auf „Irgendwann“ setzen.
- Dauert es weniger als zwei Minuten? Dann mach es sofort. Das Ablegen würde länger dauern als das Erledigen.
- Bin ich der Richtige dafür? Wenn nein: abgeben und als „Wartet“ notieren, damit du nachfassen kannst.
- Ist es mehr als ein Schritt? Dann ist es ein Projekt. Du legst es an und bestimmst den ersten konkreten Schritt.
- Was ist die nächste sichtbare Handlung? Formuliere sie so, dass du sie ohne Nachdenken anfangen kannst – mit Verb.
Die letzte Frage ist der eigentliche Kern von GTD. Aus „Zahnarzt“ wird „Zahnarzt anrufen, Kontrolltermin ausmachen“. Aus „Steuern machen“ wird „Steuerbelege in einen Ordner sortieren“. Klingt banal, aber der Unterschied ist riesig: Die erste Version schiebst du wochenlang vor dir her, die zweite erledigst du nebenbei.
In TidyPepple tippst du einen Eintrag an und bekommst die Detailansicht: Titel, Status, Fälligkeit, Kontexte, Tags und Notizen. Beim Erfassen gehen die wichtigsten Angaben auch direkt mit Kürzeln: @telefon setzt einen Kontext, +Umzug hängt die Aufgabe an ein Projekt, #steuer vergibt einen Tag, !fr macht sie zum Freitag fällig, >+21 blendet sie erst in drei Wochen ein, und !! markiert sie als wichtig.
So geht unser Stapel aus:
| Erfasst | Entscheidung | Ergebnis in TidyPepple |
|---|---|---|
| Versicherung zurückrufen | Nächste Aktion, dringend | „Versicherung wegen Wasserschaden zurückrufen“ @telefon !heute !! |
| Zahnarzt | Nächste Aktion | „Zahnarzt anrufen, Kontrolltermin ausmachen“ @telefon |
| Umzug im November | Projekt | Projekt „Umzug“ mit vier Schritten, fällig zum Umzugstag |
| Steuern machen | Nächste Aktion | „Steuerbelege in einen Ordner sortieren“ @zuhause !fr #steuer |
| Geschenk Mama | Nächste Aktion mit Frist | „Buch für Mamas Geburtstag kaufen“ @unterwegs !sa |
| Angebot Maler? | Nächste Aktion | „Angebot vom Malerbetrieb prüfen“ @büro |
| Präsentation Montag | Nächste Aktion mit Frist | „Folien für das Montagsmeeting vorbereiten“ @rechner !mo #arbeit |
| Fahrradschlauch | Nächste Aktion | „Fahrradschlauch 28 Zoll kaufen“ @unterwegs |
| Nebenkostenabrechnung stimmt nicht | 2 Minuten, dann warten | Mail an den Vermieter sofort geschickt, danach „Wartet auf Vermieter“ mit Frist |
| Teamausflug | Abgegeben | „Vorschläge für den Teamausflug“, Wartet auf Jonas |
| Winterreifen | Später relevant | „Termin für Winterreifen machen“ @telefon >+21 |
| Italienisch lernen? | Kein Handlungsbedarf jetzt | Irgendwann |
| Fotobuch vom Urlaub | Kein Handlungsbedarf jetzt | Irgendwann |
| Kita-Formular unterschreiben | Unter 2 Minuten | sofort erledigt und abgehakt |
| Prospekt vom Küchenstudio | Kein Handlungsbedarf | gelöscht |
Ein paar Entscheidungen im Detail:
Die Nebenkostenabrechnung war ein klassischer Zwei-Minuten-Fall mit Nachspiel. Die Mail an den Vermieter ist schnell geschrieben – aber danach liegt der Ball bei ihm. Damit das nicht in Vergessenheit gerät, bekommt die Sache den Status Wartet, mit „Vermieter“ als Ansprechpartner und einer Frist in zehn Tagen. Kommt bis dahin nichts, taucht sie in TidyPepple automatisch wieder in deiner Next-Liste auf, mit dem Hinweis zum Nachfassen.
Der Teamausflug ist nicht deine Baustelle, Jonas organisiert ihn. Du hast ihm eine kurze Nachricht geschickt und wartest auf seine Vorschläge. Auch das wird ein „Wartet“-Eintrag – sonst fragst du dich in drei Wochen, ob da noch etwas kommen sollte.
Die Winterreifen brauchst du erst, wenn es kalt wird. Statt die Aufgabe jeden Tag in der Liste zu sehen, setzt du ein „sichtbar ab“-Datum. Bis dahin ist sie unsichtbar und lenkt nicht ab, danach steht sie ganz normal in Next.
Italienisch und das Fotobuch sind schöne Ideen, aber gerade nicht dran. Wegwerfen wäre schade, also kommen sie auf Irgendwann. Dort stören sie nicht und sind trotzdem nicht verloren.
Der Prospekt fliegt raus. Auch das ist eine gültige Entscheidung – und eine befreiende.
Schritt 3: Organisieren – alles an seinen Platz
Beim Organisieren bekommt jede geklärte Sache ihren festen Ort. GTD kennt dafür nur wenige Listen: nächste Aktionen, Projekte, Wartet auf, Irgendwann/Vielleicht und den Kalender. Mehr braucht es nicht. Wer zwanzig Kategorien anlegt, verbringt mehr Zeit mit Sortieren als mit Arbeiten.
Kontexte: wo oder womit du etwas tun kannst
Ein Kontext beschreibt, was du für eine Aufgabe brauchst: @telefon, @rechner, @unterwegs, @büro, @zuhause. Das klingt altmodisch, ist aber praktisch: Wenn du gerade im Wartezimmer sitzt, interessiert dich nur, was mit dem Telefon geht. TidyPepple bringt diese fünf Kontexte schon mit; du kannst sie in den Einstellungen umbenennen und eigene ergänzen.
Projekte: alles, was mehr als einen Schritt hat
In GTD ist ein Projekt jedes Ergebnis, das mehr als einen Schritt braucht. „Umzug“ ist ein gutes Beispiel. In TidyPepple ist ein Projekt kein eigener Typ, sondern einfach eine Aufgabe mit Schritten. Du öffnest „Umzug im November“, benennst sie in „Umzug“ um und trägst unter „Nächste Schritte“ ein, was ansteht:
- Drei Angebote von Umzugsfirmen einholen
- Umzugskartons besorgen
- Nachsendeauftrag stellen
- Internetvertrag ummelden
Steht das Projekt auf Nacheinander, erscheint in deiner Next-Liste immer nur der erste offene Schritt. Erst wenn die Angebote da sind, rücken die Kartons nach. Bei Gleichzeitig stehen alle offenen Schritte in der Liste – sinnvoll, wenn die Reihenfolge egal ist. Spätere Schritte kannst du übrigens schon beim Erfassen anhängen: „Halteverbot beantragen +Umzug“ landet direkt im Projekt.
Tags: Querschnitte über alles
Kontexte beantworten die Frage „wo?“, Projekte „wofür?“. Für alles andere gibt es Tags. #steuer sammelt alles rund um die Steuererklärung, #arbeit trennt Berufliches von Privatem. Tags brauchen keine Verwaltung: Ein Tag existiert, solange eine Aufgabe ihn trägt. In der Suche findet #ste alle Aufgaben mit dem Tag #steuer.
Schritt 4: Durchsehen – das System aktuell halten
Ein System, dem du nicht vertraust, benutzt du nicht. Deshalb gehört zu GTD die wöchentliche Durchsicht: einmal pro Woche, etwa eine halbe Stunde, gehst du alles durch und bringst es auf den aktuellen Stand. Eine bewährte Reihenfolge:
- Inbox leeren: alles, was in der Woche dazugekommen ist, klären wie in Schritt 2.
- Next durchgehen: Ist alles noch aktuell? Ist etwas eigentlich schon erledigt?
- Projekte prüfen: Hat jedes aktive Projekt einen nächsten Schritt?
- „Wartet“ durchsehen: Bei wem musst du nachhaken?
- „Irgendwann“ überfliegen: Ist etwas davon jetzt dran?
- Erledigtes ansehen: Was hast du geschafft? Das motiviert mehr, als man denkt.
In TidyPepple ist die Ansicht All dafür gemacht. Sortiert nach Status zeigt sie jede offene Aufgabe in einklappbaren Abschnitten, auch was wartet oder auf Irgendwann steht. Klappst du die nächsten Aktionen ein, siehst du auf einen Blick, auf wen du wartest – und seit wann. Der Haken oben rechts führt zu allem Erledigten, nach Tagen gruppiert. Die Übersicht Projekte zeigt dir, welches Projekt keinen nächsten Schritt mehr hat.
Schritt 5: Erledigen – mit gutem Gewissen das Richtige tun
Jetzt kommt der Teil, um den es eigentlich geht. Und hier zahlt sich die Vorarbeit aus: Du musst nicht mehr überlegen, was alles ansteht, sondern nur noch auswählen. GTD schlägt dafür vier Fragen in dieser Reihenfolge vor: Welcher Kontext passt gerade? Wie viel Zeit hast du? Wie viel Energie? Und erst dann: Was ist am wichtigsten?
Nehmen wir an, du hast eine Viertelstunde und das Handy in der Hand. In TidyPepple filterst du die Next-Liste auf @telefon und siehst genau drei Aufgaben: die Versicherung (heute fällig und wichtig), den Zahnarzt und – aus dem Projekt Umzug – die Angebote der Umzugsfirmen. Die Winterreifen fehlen, weil sie erst in drei Wochen sichtbar werden. Und auf die Kartons musst du noch nicht schauen, weil sie im Projekt erst nach den Angeboten dran sind.
Das ist der Moment, in dem GTD sich gut anfühlt. Du rufst die Versicherung an, hakst ab, rufst den Zahnarzt an, hakst ab. Kein schlechtes Gewissen wegen der Steuer, denn die steht sicher in der Liste und hat ihren Platz am Freitag. Wenn es eng wird, zeigt dir der Knopf Nur wichtige ausschließlich die Aufgaben, die du mit !! markiert hast.
Typische Anfängerfehler
- Nicht alles erfassen. Wer nur die „richtigen“ Aufgaben aufschreibt, behält den Rest im Kopf – und vertraut der Liste nie ganz.
- Unklare Aufgaben. „Steuer“ oder „Mama“ in der Liste bedeuten, dass das Nachdenken noch fehlt. Jede nächste Aktion beginnt mit einem Verb.
- Projekte ohne nächsten Schritt. Ein Projekt, bei dem nichts in Next steht, bewegt sich nicht. Das fällt bei der Wochendurchsicht auf.
- Zu viele Kategorien. Fünf Kontexte und eine Handvoll Tags reichen für die meisten Menschen völlig aus.
- Keine Durchsicht. Ohne wöchentliche Durchsicht veraltet jede Liste. Sie ist das, was GTD auf Dauer am Laufen hält.
Fazit: In einer Stunde zum leeren Kopf
Unser Stapel hatte 15 Einträge. Nach dem Klären sind daraus acht klare nächste Aktionen und ein Projekt mit vier Schritten geworden, dazu zwei Wartet-Einträge mit Frist und zwei Ideen auf Irgendwann. Eine Sache war in zwei Minuten erledigt, eine flog raus. Nichts davon musst du dir noch merken.
Genau das ist der Kern von Getting Things Done: nicht mehr arbeiten, sondern weniger im Kopf behalten. Probier es mit deinem eigenen Stapel aus. Nimm dir eine Stunde, schreib alles auf und klär es Eintrag für Eintrag. TidyPepple ist dabei kostenlos, läuft im Browser und als Android-App und speichert deine Aufgaben auf deinem Gerät, ohne Konto. Fragen zur App beantwortet die FAQ.
Getting Things Done® ist eine eingetragene Marke der David Allen Company. TidyPepple steht in keiner Verbindung zur David Allen Company.