In Getting Things Done entscheidest du beim Klären für jeden Eintrag, was als Nächstes konkret zu tun ist. David Allen nennt das die nächste physische, sichtbare Aktion. Gemeint ist etwas, das man dich tun sehen könnte: anrufen, aufschreiben, kaufen, ausdrucken, eine Mail schicken.
Das klingt pedantisch. Im Alltag macht es aber viel aus, ob auf deiner Liste „Auto“ steht oder „Werkstatt Huber anrufen, Termin für Inspektion ausmachen“. Beim ersten Eintrag musst du jedes Mal von vorn überlegen. Den zweiten kannst du an der Bushaltestelle in drei Minuten erledigen.
Woran du einen guten nächsten Schritt erkennst
Ein brauchbarer nächster Schritt erfüllt ein paar einfache Bedingungen:
- Er beginnt mit einem Verb, das eine sichtbare Handlung beschreibt.
- Du kannst ihn in einem Rutsch erledigen, ohne vorher noch etwas anderes tun zu müssen.
- Er passt zu einem Kontext, also zu einem Ort oder Werkzeug, wo er sich erledigen lässt.
- Er enthält die Angabe, die du sonst suchen müsstest: den Namen, die Nummer, die Website.
Ein Test dafür: Stell dir vor, du liest den Eintrag morgen früh müde im Zug. Weißt du sofort, was zu tun ist, ohne noch einmal nachzudenken? Dann passt er.
Verben, die zu wenig sagen
Manche Verben klingen nach einer Aufgabe, beschreiben aber keine Handlung. Einträge mit solchen Verben bleiben gern liegen, weil beim Klären noch ein Schritt Nachdenken gefehlt hat:
| Verb | Warum es nicht reicht | Was du stattdessen schreibst |
|---|---|---|
| planen | Planen besteht aus vielen kleinen Schritten | „Drei Termine für das Familientreffen in die Gruppe schreiben“ |
| kümmern um | sagt nicht, worum genau | „Hausverwaltung wegen tropfender Heizung anrufen“ |
| organisieren | ist ein ganzes Projekt | „Liste mit Gästen für den Geburtstag anlegen“ |
| klären | offen, mit wem und wie | „Jonas fragen, ob das Budget für Q1 schon steht“ |
| erledigen, machen | wiederholt nur, dass etwas offen ist | „Formular für den Kindergeldantrag ausdrucken“ |
| entscheiden | eine Entscheidung braucht oft erst Informationen | „Zwei Angebote für die Waschmaschine nebeneinanderlegen und vergleichen“ |
18 Beispiele: vorher und nachher
So sieht das Umformulieren im Alltag aus. Links steht, was beim Erfassen herauskommt, rechts der nächste Schritt nach dem Klären:
| Erfasst | Nächster Schritt |
|---|---|
| Steuer | Lohnsteuerbescheinigung aus dem Mitarbeiterportal herunterladen |
| Zahnarzt | Praxis Dr. Weber anrufen, Kontrolltermin ausmachen |
| Auto | Werkstatt Huber anrufen, Termin für die Inspektion ausmachen |
| Geschenk Mama | Lisa fragen, ob sie sich am Geschenk für Mama beteiligt |
| Fitnessstudio kündigen | Kündigungsfrist im Vertrag nachsehen |
| Urlaub | Drei Ferienwohnungen an der Ostsee als Lesezeichen speichern |
| Präsentation | Gliederung mit fünf Folientiteln auf Papier skizzieren |
| Keller | Zwei Umzugskartons in den Keller tragen und Altkleider einpacken |
| Website | Texte der Startseite in ein Dokument kopieren und Notizen dazuschreiben |
| Versicherung | Schadennummer aus der Mail der Versicherung in die Notizen kopieren |
| Bewerbung | Lebenslauf öffnen und letzte Stelle ergänzen |
| Fahrrad | Fahrradschlauch 28 Zoll beim Radladen kaufen |
| Rente | Renteninformation im Ordner „Versicherungen“ suchen |
| Italienisch lernen | Kursprogramm der Volkshochschule online ansehen |
| Garten | Nachbarn fragen, ob wir uns den Häcksler leihen können |
| Kita-Elternabend | Termin des Elternabends in den Kalender eintragen |
| Handyvertrag | Aktuellen Verbrauch in der App des Anbieters nachsehen |
| Newsletter | Text vom letzten Newsletter als Vorlage kopieren |
Einige der Einträge links sind Projekte. Für Bewerbung, Urlaub oder Website reicht ein einzelner Schritt nicht. Trotzdem braucht jedes Projekt genau einen Schritt, der jetzt dran ist, und der steht rechts.
Wenn du den nächsten Schritt nicht kennst
Manchmal weißt du schlicht nicht, wie es weitergeht. Dann ist der nächste Schritt, es herauszufinden. „Rente“ wird zu „Renteninformation suchen“, „Wasserschaden“ zu „Vermieter fragen, welche Versicherung zuständig ist“.
Liegt der nächste Schritt bei jemand anderem, gehört der Eintrag nicht in die Liste der nächsten Aktionen. Er kommt auf „Wartet“, mit dem Namen der Person und einem Datum, an dem du nachfragst. Hast du die Mail an den Vermieter schon geschickt, wartest du auf seine Antwort, und das sollte die Liste auch so zeigen.
Manches ist auch noch gar nicht dran. „Italienisch lernen“ kann auf Irgendwann stehen, bis du wirklich Zeit dafür hast. Dort stört es nicht, und du überliest es nicht jede Woche in der Next-Liste.
Wie klein ein Schritt sein sollte
Zu klein geht auch. „Laptop aufklappen“ musst du nicht notieren. Der Schritt sollte so groß sein, dass du ihn ohne weiteres Nachdenken anfangen kannst, und so klein, dass er in eine Lücke von ein paar Minuten bis zu einer Stunde passt. Was in zwei Minuten erledigt ist, machst du beim Klären sofort, statt es aufzuschreiben.
Ein Warnzeichen ist ein Eintrag, den du immer wieder überspringst. Meist steckt darin noch eine Entscheidung oder ein fehlender Vorschritt. Frag dich dann, was dich davon abhält, ihn jetzt zu tun, und schreib genau das als neuen Schritt auf.
Nächste Schritte in TidyPepple
TidyPepple ist auf diese Arbeitsweise ausgelegt. Was du ohne Kontext und Datum erfasst, landet in der Inbox. Beim Klären tippst du den Eintrag an, formulierst den Titel als Handlung um und setzt den Status auf „Nächste Aktion“. In der Detailansicht steht auch, wann du den Eintrag erstellt hast. Ein „vor 3 Wochen“ neben „Steuer“ ist ein guter Hinweis, dass ein konkreterer Schritt fehlt.
Bei Projekten trägst du die Schritte direkt in die Aufgabe ein. Steht die Schrittfolge auf „Nacheinander“, zeigt die Next-Liste nur den ersten offenen Schritt. Hakst du ihn ab, rückt der nächste nach. In der Übersicht Projekte steht bei jedem Projekt sein nächster Schritt. Fehlt er, steht dort „Kein nächster Schritt“, und du siehst bei der Wochendurchsicht sofort, welches Projekt stillsteht.
Neue Schritte kannst du schon beim Erfassen an ein Projekt hängen: „Halteverbot beim Ordnungsamt beantragen +Umzug @rechner“ landet direkt im Projekt Umzug. Alle Kürzel stehen auf der Seite Funktionen.
Nimm dir die fünf ältesten Einträge auf deiner Liste und schreib für jeden den nächsten Schritt auf, so konkret, dass du ihn morgen früh ohne Nachdenken anfangen könntest. TidyPepple ist kostenlos, braucht kein Konto und läuft im Browser oder als Android-App.