In Getting Things Done bekommt jede nächste Aktion einen Kontext. Er beschreibt, was du brauchst, um die Aufgabe zu erledigen: einen Ort, ein Werkzeug oder eine bestimmte Person. Wenn du die Liste nach dem Kontext filterst, in dem du gerade bist, siehst du nur noch, was jetzt möglich ist.
Beim Einrichten tauchen trotzdem schnell Fragen auf. Welche Kontexte brauchst du? Wie viele sind zu viele? Und wohin mit Aufgaben, die überall gehen?
Wozu Kontexte gut sind
David Allen hat GTD 2001 beschrieben. Damals waren Telefon, Computer und Büro getrennte Orte. Heute kann das Handy fast alles, und manche halten Kontexte deshalb für überholt. Die Frage dahinter ist aber weiterhin nützlich: Kann ich das hier und jetzt tun?
Am Bahnsteig hilft dir „Angebot für die Firma Krause schreiben“ wenig, auch wenn es die wichtigste Aufgabe der Woche ist. „Zahnarzt anrufen, Kontrolltermin ausmachen“ erledigst du dagegen in drei Minuten. Ein Kontext ist also eine Bedingung, und die Liste zeigt dir, welche Aufgaben unter den Bedingungen gerade machbar sind.
Die klassischen Kontexte mit Beispielen
Mit diesen fünf Kontexten kommen viele Menschen schon weit:
| Kontext | Was du dafür brauchst | Beispielaufgaben |
|---|---|---|
@telefon | das Handy und ein paar ruhige Minuten | Zahnarzt anrufen, Kontrolltermin ausmachen; Versicherung wegen der Schadennummer zurückrufen |
@rechner | einen Rechner mit Tastatur | Steuerbelege ins Online-Portal hochladen; Angebot für die Firma Krause schreiben |
@unterwegs | du bist in der Stadt oder auf dem Heimweg | Fahrradschlauch 28 Zoll kaufen; Paket bei der Post abholen |
@büro | deinen Arbeitsplatz mit Unterlagen und Kollegen | Vertrag aus dem Archiv holen; Toner für den Drucker bestellen |
@zuhause | die Wohnung und das, was dort liegt | Lampen im Flur abbauen; Winterjacken aus dem Keller holen |
Bei @telefon und @rechner verschwimmt die Grenze, seit das Handy auch Mails und Formulare kann. Viele trennen trotzdem danach, wie viel Ruhe eine Aufgabe braucht. Unter @telefon steht, was im Stehen geht. Eine lange Mail an die Hausverwaltung kommt unter @rechner, auch wenn du sie theoretisch auf dem Handy tippen könntest.
Personen als Kontext
Für Menschen, mit denen du oft sprichst, lohnt sich ein eigener Kontext, zum Beispiel @chefin, @jonas oder @hausverwaltung. Darunter sammelst du alles, was du beim nächsten Gespräch klären willst. In GTD heißen solche Listen Agenden. Steht Jonas in der Tür, filterst du auf @jonas und hast die drei Fragen vor dir, die sich über die Woche angesammelt haben.
Verwechsle das nicht mit „Wartet auf“. Unter @jonas steht, was du mit Jonas besprechen willst. Unter „Wartet“ steht, was Jonas dir noch liefern muss.
Personen-Kontexte lohnen sich nur für die wenigen Leute, die du regelmäßig siehst. Für alle anderen reicht eine Aufgabe wie „Frau Berger wegen der Nebenkosten anrufen“ unter @telefon.
Kontexte nach Energie und Zeit
Manche ergänzen Kontexte, die mit dem Ort nichts zu tun haben. @fokus steht dann für Arbeit, die eine ungestörte Stunde braucht, @müde für das, was abends noch geht, etwa Belege abheften oder die Bibliotheksbücher verlängern.
Das hilft vor allem, wenn du den ganzen Tag am selben Schreibtisch sitzt und Ortskontexte kaum etwas trennen. Es kostet aber Aufwand: Du musst bei jeder Aufgabe vorher schätzen, wie viel Kraft sie braucht, und die Schätzung liegt oft daneben. Allen selbst behandelt verfügbare Zeit und Energie als eigene Fragen, die du dir beim Auswählen stellst. Probier solche Kontexte aus, wenn deine Ortskontexte nichts mehr sortieren. Wenn du merkst, dass du sie nur noch pflegst und nie danach filterst, lass sie wieder weg.
Wie viele Kontexte brauchst du?
Die meisten kommen mit vier bis sieben aus. Ein einfacher Test: Würdest du im Alltag wirklich nach diesem Kontext filtern? @auto klingt vernünftig, aber wenn du beim Autofahren nie auf eine Liste schaust, ist es eine Schublade, die nur Arbeit macht.
Zu viele Kontexte erkennst du an diesen Anzeichen:
- Du überlegst beim Erfassen länger, welcher Kontext passt, als die Aufgabe selbst dauert.
- Einige Kontexte sind seit Wochen leer.
- Du filterst nie und liest jedes Mal die ganze Liste.
Zu wenige sind es, wenn unter einem Kontext 40 Aufgaben stehen und du trotz Filter lange suchen musst. Dann teil ihn auf, zum Beispiel @rechner in @rechner für Kleinkram und @fokus für die langen Sachen.
Aufgaben, die überall gehen, bekommen einfach keinen Kontext. Bedenke dabei, dass sie aus der Liste verschwinden, sobald du nach einem Kontext filterst. Wer das nicht will, legt einen Kontext wie @überall an und wählt ihn im Filter immer mit.
Beispiel-Sets zum Übernehmen
| Situation | Kontexte |
|---|---|
| Angestellt im Büro | @büro, @rechner, @telefon, @unterwegs, @zuhause, @chefin |
| Homeoffice | @rechner, @fokus, @telefon, @zuhause, @unterwegs |
| Selbstständig | @rechner, @fokus, @telefon, @unterwegs, @steuerbüro |
| Studium | @uni, @bibliothek, @rechner, @unterwegs, @zuhause |
| Familie und Haushalt | @zuhause, @einkaufen, @telefon, @kita, @partnerin |
Nimm ein Set als Anfang und pass es nach zwei oder drei Wochen an. Bei der wöchentlichen Durchsicht siehst du am schnellsten, welche Kontexte leer bleiben und welcher überquillt.
Kontexte in TidyPepple
TidyPepple legt beim ersten Start fünf Kontexte an: @zuhause, @büro, @telefon, @unterwegs und @rechner. In den Einstellungen benennst du sie um oder ergänzt eigene. Die Reihenfolge, die du dort festlegst, gilt auch in der Liste und im Board.
Beim Erfassen setzt du den Kontext mit @, also etwa „Zahnarzt anrufen @telefon“. Gibt es den Kontext noch nicht, legt TidyPepple ihn an. Eine Aufgabe kann mehrere Kontexte haben, zum Beispiel @telefon @büro für einen Anruf, der von beiden Orten aus geht. Aufgaben mit Kontext sind schon geklärt und landen direkt in Next, ohne Umweg über die Inbox. Alle Kürzel stehen auf der Seite Funktionen.
In der Next-Liste wählst du oben unter „Kontexte“ einen oder mehrere aus. Dann siehst du nur noch Aufgaben mit einem dieser Kontexte, und „Alle Kontexte zeigen“ hebt den Filter wieder auf.
Im Browser auf dem Rechner kannst du das Board nach Kontext in Spalten aufteilen. Jeder Kontext bekommt eine Spalte, Aufgaben ohne Kontext stehen unter „Ohne Kontext“. So siehst du bei der Durchsicht schnell, wo sich Aufgaben stauen.
TidyPepple ist kostenlos, braucht kein Konto und läuft im Browser oder als Android-App. Leg dir fünf Kontexte an, verteile deine nächsten Aktionen darauf und filtere eine Woche lang bewusst, bevor du etwas änderst.